I. Nhập hàng tiểu ngạch là gì?

Hồi mình mới vào công ty thì mình được giao làm một số việc vặt như tìm hàng trên Taobao, Tmall, 1688,… mua một số thiết bị nhỏ lẻ như ổ cứng, ram, nguồn, card mạng, module,… và cho đi tiểu ngạch về. Hiểu nôm na tiểu ngạch đó là hình thức mua bán trao đổi hàng hóa giữa nhân dân hai nước có đường biên giới liền kề và thường được vận chuyển bằng đường bộ hoặc xách tay.

Tuy nhiên chỉ có những mặt hàng đơn giản thiết yếu mới có thể đi theo hình thức này và vẫn phải chịu sự kiểm tra nghiêm ngặt về chất lượng hàng hóa, kiểm dịch,… của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành, và phải đóng thuế cá nhân.

Kinh nghiệm tìm hàng ban đầu của mình là cứ hỏi từ nhà có giá rẻ nhất trước, hỏi tình trạng hàng này còn không, mới hay cũ, giá cả, thời gian bảo hành trong bao lâu, hỏi nhà cung cấp ở đâu xem có thuận tiện cho việc ship đến kho của bên đơn vị vận chuyển mà mình hợp tác hay không, có được free ship nội địa hay không, nếu xin được thì càng tiết kiệm chi phí.

Sau đó để chắc chắn hãy xin ảnh thật hàng hóa (tiếng Trung là 实物照片) nhưng phải xem thái độ của nhà cung cấp có nhiệt tình không đã, nếu không thì sau khi chốt mua hãy xin ảnh nhé, không nó chửi luôn đấy, hỏi cho cố rồi không mua .

Tùy từng công ty mà có những hình thức thanh toán khác nhau, như công ty mình thì chỉ cần lập lệnh đợi Sếp duyệt rồi còn lại là việc của Kế Toán, còn các công ty khác có thể thanh toán trực tiếp bằng Alipay, wechat hay gì đó mình không biết. Thường thì nhà cung cấp vận chuyển đến kho bên TQ là hết trách nhiệm, còn từ kho về đến VN là một quãng đường dài nên trong quá trình vận chuyển có thể gây móp méo rách hộp hay thất lạc, vì vậy hãy lưu ý với nhà cung cấp bọc hàng cho mình thật kỹ nhé.

Sau đơn hàng tốt nhất hãy xin contact của nhà cung cấp qua wechat hay skype,… những ứng dụng chat dễ liên lạc hơn để tiện cho việc bảo hành sau này hoặc có thể trở thành nhà cung cấp quen nếu sản phẩm và dịch vụ tốt. Mỗi lần mua hàng cũng nên hỏi ít nhất 2-3 nhà để so sánh giá và mua được giá tốt nhất có thể các bạn nhé.

II. Nhập hàng chính ngạch là gì?

Chính ngạch tức là phương thức mua bán quốc tế, giao thương với những nước có chung biên giới được tiến hành hợp pháp dựa theo quy định pháp luật của từng nước nhập khẩu. Công việc này đơn giản hơn ở khâu hỏi giá vì bên mình đã có những nhà cung cấp quen, chỉ cần so sánh giá và chốt mua nhà có giá tốt nhất. 

Đi chính ngạch thì bên mình thường đi theo 2 hình thức đó là Sea và Air, các bạn cần phải cân đối chi phí cho hợp lý. Ví dụ như bên mình lô hàng dưới 50kg sẽ đi Air còn trên 50kg đi Sea sẽ rẻ hơn. Lưu ý là trọng lượng này thường sẽ tính theo cân nặng thể tích nếu nó lớn hơn cân nặng thực tế.

==> Tóm lại cứ cái nào tính ra nặng hơn thì họ sẽ tính phí vận chuyển theo cái đó.

Cách tính cân nặng thể tích: (dài*rộng*cao)cm /6000 đối với đi Sea, /5000 đối với đi Air, cho nên các bạn cần hết sức lưu ý vấn đề này. Mình đã có lần phải trả giá đắt cho việc lô hàng có 40kg chọn đi Air nhưng rồi thể tích lên đến 80kg, phí vận chuyển cả hơn chục triệu chiếm gần hết cả lợi nhuận .

[note]Vì vậy trước khi gửi hàng hãy bảo nhà cung cấp cung cấp số đo kích thước, cân nặng thực tế cho mình trước để chọn phương thức vận chuyển cho phù hợp nhé.[/note]

#. Thực tế các nhân tố cấu thành nên chi phí Logistics bao gồm:

– Chi phí vận chuyển quốc tế (Air & Sea Freight)

– Chi phí tại cảng (Local charge)

– Chi phí kho bãi (Warehouse)

– Chi phí vận chuyển nội địa ( Inland trucking)

– Chi phí hải quan và thông quan hàng hóa.

– Chi phí bảo hiểm (nếu có)

– Chi phí khác liên quan đến vận chuyển hàng hóa 

Có nhiều trường hợp tính toán không đầy đủ các chi phí này dẫn đến việc tham mưu báo giá sai gây thiệt hại cho công ty, từ đó cũng phát sinh nhiều hệ lụy bị sếp khiển trách, đánh giá không cao, vậy nên chúng mình cần phải hết sức lưu ý khâu này nhé.

Xem thêm: Chủ đề kinh doanh

III. Thủ tục khai báo hải quan

Đây là khâu cực kỳ quan trọng, cần thiết và đòi hỏi có kiến thức chuyên môn để có thể đưa được hàng về đến tay người mua hàng. Bên mình sử dụng phần mềm Ecus5 của Thái Sơn để khai báo điện tử, các bạn có thể tham khảo và lưu ý một số điều như sau:

#. Thứ nhất: Phải tìm hiểu kỹ về thủ tục hải quan và chính sách sản phẩm

Các sản phẩm mà mình mua có cần giấy phép gì không? Như bên mình hay nhập thiết bị chuyển mạch, thiết bị định tuyến, thiết bị tường lửa,… sản phẩm này có mật mã dân sự cần có giấy phép nhập khẩu, do không tìm hiểu kỹ nên hàng về đến cửa khẩu rồi phải mất 1 tháng để đi đăng ký giấy phép kinh doanh và giấy phép nhập khẩu, vừa mất thời gian vừa tốn thêm chi phí lưu kho làm chậm trễ và ảnh hưởng rất nhiều đến doanh nghiệp.

Vậy nên hiểu rõ quy trình xin giấy phép thậm chí nhiều purchasing còn có thể tự mình đứng ra xử lý không phải mất tiền đi thuê dịch vụ ngoài mà còn có thể học hỏi thêm nhiều thứ khiến cho công việc bớt nhàm chán.

Hơn nữa còn tránh sai sót trong quá trình khai báo hải quan sẽ đỡ gây rắc rối rồi mất thêm tiền chi ngoài chi trong. Ngoài ra còn một số mặt hàng cần phải đi đăng ký kiểm tra chất lượng, đăng ký đo kiểm như wifi, ruckus, máy tính,… cái này các bạn cần tự search google để biết những sản phẩm nào được phép nhập khẩu nhé.

#. Thứ hai: Biết chính xác về thuế và các phương thức có thể giảm chi phí thuế 

Biết chính xác về thuế và các phương thức có thể giảm chi phí thuế cho doanh nghiệp. 1 purchaser phải tìm hiểu kỹ về thuế của mặt hàng đó trước khi nhập khẩu để đưa ra tư vấn cho lãnh đạo (cụ thể là mã HSCode) ví dụ như bên mình thường nhập thiết bị chuyển mạch, thiết bị định tuyến, wifi ruckus,… sẽ có thuế nhập khẩu là 0%, nhưng có những mặt hàng như quạt tản nhiệt có thuế nhập khẩu lên đến 15% nên nếu có nhập khẩu thì tốt nhất tự mua VAT sẽ rẻ hơn.

Ngoài ra  có các trường hợp đặc biệt mà DN được miễn trừ , giảm trừ số thuế phải đóng, ví dụ điển hình như nếu DN bán hàng trực tiếp cho các trường học, viện nghiên cứu sẽ được hưởng thuế VAT 5%…

#. Thứ ba: Loại hình vận tải và điều kiện trong incoterms 2010.

Điều kiện này cũng tùy thuộc vào điều kiện của DN, như công ty mình thường sẽ chọn EXW là giao hàng tại xưởng đối với hàng hóa đi Sea, còn CPT là cước phí trả tới đối với hàng đi CPN. Cái này các bạn lên google search để biết thêm chi tiết nhé

Đây là việc không kém phần quan trọng để một nhân viên mua hàng có thể nắm được tiến độ và chi phí vận chuyển sao cho phù hợp với yêu cầu của khách và lợi nhuận của công ty.

Thực ra cũng chẳng cần quá nhiều kiến thức ngoại thương, hầu hết các công việc sẽ diễn ra theo form của từng doanh nghiệp nên kể cả những ai không biết đều có thể học việc và làm cơ bản. Những người có mong muốn làm nghề này cần có thái độ tích cực tìm tòi học hỏi và cả sự cẩn thận nữa, vì đôi khi chỉ 1 sai lầm nhỏ cũng có thể gây ra những thiệt hại đáng kể, nên cảng cẩn thận càng tốt.

Kỹ năng tin học văn phòng, word. Cái này tất nhiên là phải có cơ bản rồi, không giỏi có thể tự mày mò rồi học thêm, chứ ngồi làm 1 cái chứng từ ngoại thương cẩu thả quá, không biết cách trình bày làm sao cho đẹp sẽ rất dễ mất điểm trong mắt các sếp cũng như đồng nghiệp.

Tiếng Anh có quá quan trọng? Về cơ bản, chỉ cần tiếng Anh cơ bản là bạn có thể làm được việc, vì vốn từ cần để đàm phán thương mại (trong việc mua hàng) hay logistics không quá rộng, hơn nữa là một nhân viên mua hàng tiếng Trung như mình thì cơ bản là dùng tiếng Trung để giao tiếp. Tuy nhiên nếu bạn giỏi cả tiếng Anh thì bạn làm việc và giải quyết công việc càng nhanh chóng và dễ dàng, ngoài ra còn có thể mua hàng trên Ebay, Amazon, AliExpress, cơ hội thăng tiến ngày càng nhiều hơn. 

IV. Lương của một nhân viên mua hàng ( Purchasing Staff ) có cao?

Về cơ bản mình thấy đối với nhân viên chính thức, các công ty xuất nhập khẩu tại Việt Nam thường chi trả giao động từ 6-8tr /tháng cho vị trí này, các công ty nửa Việt nửa nước ngoài thì tầm 10triệu/tháng, các công ty nước ngoài có xu hướng chi trả cao hơn so với mặt bằng chung, thường trên 10tr. Đây là mặt bằng chung theo mình thấy thôi nhé.

Sơ qua là như vậy, những thứ mình viết hôm nay không phải là việc mà 1 nhân viên purchasing nào cũng phải làm, mà đó chỉ là những góp ý theo những gì mình biết và trải nghiệm, còn khối lượng công việc này cũng khá linh hoạt tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp. 

[note]Trên đây là những kiến thức mình muốn chia sẻ đến các bản về ngành Purchasing Staff mà mình biết. Hi vọng bài viết của mình sẽ giúp phần nào cho các bạn đã, đang hoặc sẽ có ý định bước chân vào nghề này có cái nhìn tổng quát và đạt được nhiều thành công hơn trong công việc và cuộc sống. [/note]